Cuenta de cobro en Colombia: qué es, cómo hacerla y formato 2026
La cuenta de cobro es el documento con el que una persona natural no obligada a facturar electrónicamente cobra sus honorarios o servicios en Colombia. Aquí explicamos qué debe contener, cuándo se usa en vez de la factura electrónica, qué retenciones aplican y cómo generarla gratis en PDF.
¿Qué es una cuenta de cobro?
Una cuenta de cobro es un documento privado mediante el cual una persona natural le solicita a un cliente el pago de un servicio prestado. No es una factura de venta: su valor legal proviene del acuerdo entre las partes y del soporte contable que necesita quien paga para deducir el gasto.
En Colombia la usan principalmente los independientes, freelancers y contratistas de prestación de servicios que no están obligados a expedir factura electrónica, por ejemplo quienes no son responsables de IVA y no tienen la calidad de comerciantes.
¿Cuándo puedo usar cuenta de cobro y cuándo debo facturar?
Puedes usar cuenta de cobro si no estás obligado a expedir factura electrónica de venta. Si eres responsable de IVA, comerciante inscrito, o superas los topes que obligan a facturar, la DIAN te exige factura electrónica y la cuenta de cobro deja de ser un soporte suficiente.
Cuando quien recibe el servicio necesita deducir el costo y tú no estás obligado a facturar, el adquirente debe emitir un documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar. Tu cuenta de cobro es la base para ese documento.
- Persona natural no responsable de IVA que presta servicios: cuenta de cobro.
- Persona natural responsable de IVA o comerciante: factura electrónica.
- Contrato de prestación de servicios con entidad pública: cuenta de cobro + planilla de seguridad social.
Datos obligatorios de una cuenta de cobro
- Título "CUENTA DE COBRO" y número consecutivo.
- Ciudad y fecha de expedición.
- Datos completos del emisor: nombre, cédula o NIT, dirección, teléfono y correo.
- Datos del deudor: razón social, NIT y dirección.
- Valor en números y en letras.
- Descripción clara del servicio prestado y el periodo.
- Datos bancarios para el pago (banco, tipo y número de cuenta).
- Plazo o fecha de vencimiento del pago.
- Declaración juramentada de no responsable de IVA y de retención cuando aplique.
- Firma del emisor.
Declaración juramentada: por qué es clave
La declaración juramentada es el párrafo donde manifiestas bajo la gravedad de juramento tu calidad tributaria: si eres o no declarante de renta, si eres o no responsable de IVA y cuántos contratos de prestación de servicios tienes vigentes. De esa declaración depende la tarifa de retención en la fuente que te aplique tu cliente.
Si omites esta declaración, el pagador suele aplicar la tarifa más alta por precaución, lo que reduce tu flujo de caja durante todo el año.
Retenciones en la fuente sobre una cuenta de cobro (2026)
Con UVT 2026 de $52.374, estas son las bases y tarifas más frecuentes para personas naturales:
| Concepto | Base mínima (UVT 2026) | Base en pesos | Tarifa |
|---|---|---|---|
| Servicios (declarante) | 4 UVT | $209.496 | 4% |
| Servicios (no declarante) | 4 UVT | $209.496 | 6% |
| Honorarios y comisiones (persona natural) | Sin base mínima | Desde $1 | 10% u 11% |
| Compras generales | 27 UVT | $1.414.098 | 2,5% |
| Arrendamiento de bienes muebles | Sin base mínima | Desde $1 | 4% |
Cómo hacer tu cuenta de cobro gratis en PDF
En Libro Fiscal puedes generar tu cuenta de cobro en menos de 60 segundos: subes tu RUT, el sistema lee tus datos automáticamente, agregas el cliente y el concepto, y descargas el PDF listo para enviar. Es gratis, sin registro y sin tarjeta.
- Numeración consecutiva controlada por emisor.
- Declaración juramentada incluida automáticamente.
- Envío directo por correo al cliente.
- Hasta 3 cuentas de cobro gratis al mes por correo.
Preguntas frecuentes
¿La cuenta de cobro tiene validez legal en Colombia?
Sí. Es un documento privado válido entre las partes y sirve como soporte del cobro. No reemplaza la factura electrónica cuando existe obligación de facturar, pero es el soporte correcto para personas naturales no obligadas a facturar.
¿A una cuenta de cobro se le hace retención en la fuente?
Sí, cuando el pagador es agente de retención. Para servicios la tarifa suele ser 4% si eres declarante y 6% si no lo eres; para honorarios de persona natural es 10% u 11%. La tarifa depende de tu declaración juramentada.
¿A la cuenta de cobro se le aplica IVA?
Solo si eres responsable de IVA. Si no eres responsable de IVA debes indicarlo expresamente en la declaración juramentada y no liquidar IVA en el documento.
¿Se le aplica ReteICA a una cuenta de cobro?
Depende del municipio donde se preste el servicio y de si el pagador es agente retenedor de ICA. Las tarifas varían normalmente entre el 4 y el 11,04 por mil según la actividad.
¿Necesito planilla de seguridad social para cobrar?
En contratos de prestación de servicios el contratante generalmente exige la planilla PILA con aportes sobre el 40% del valor mensualizado del contrato antes de autorizar el pago.
¿Cuánto cuesta hacer una cuenta de cobro en Libro Fiscal?
Nada. Puedes generar hasta 3 cuentas de cobro al mes en PDF sin registrarte y sin tarjeta de crédito.
Sobre el autor
Equipo editorial de Libro Fiscal
Contaduría pública · Libro Fiscal Consultores S.A.S.
Contenido elaborado y revisado por el equipo contable de Libro Fiscal Consultores S.A.S., con base en el Estatuto Tributario, los decretos reglamentarios vigentes y la doctrina de la DIAN aplicable a personas naturales no obligadas a llevar contabilidad.
Revisado el 2026-02-01. Contenido informativo; no sustituye una asesoría tributaria individual.